कस्टमर सीआरएम: टैग्स, इंटरनल नोट्स और कॉन्टैक्ट परमिशन का सही इस्तेमाल

सिर्फ याददाश्त पर निर्भर रहे बिना हर ग्राहक का खास ख्याल रखें

मोहल्ले की किसी अच्छी दुकान पर दुकानदार को हमेशा याद रहता है कि कौन सा ग्राहक किस फैब्रिक को पसंद करता है, किसके घर पालतू जानवर है या किसे शनिवार को डिलीवरी चाहिए। जब आपके ऑनलाइन स्टोर पर हर महीने सैकड़ों ऑर्डर्स आने लगते हैं, तो आपकी टीम को वही व्यक्तिगत अपनापन बनाए रखने के लिए एक स्पष्ट सिस्टम की जरूरत होती है।

मुख्य बात: कस्टमर टैग्स, उपयोगी इंटरनल नोट्स और वेरिफाइड मैसेजिंग परमिशन की व्यवस्था से आपकी पूरी टीम हर ग्राहक को खास और व्यक्तिगत सेवा दे पाती है।

स्टेप 1 — स्टोर एडमिन में ग्राहक प्रोफाइल खोलें

अपने स्टोर एडमिनिस्ट्रेशन में ग्राहक (Customers) सेक्शन में जाएं और कोई भी प्रोफाइल चुनें:

• यह प्रोफाइल रिश्ते की पूरी जानकारी एक जगह दिखाती है: ग्राहक द्वारा की गई कुल खरीदारी, पूरे हुए ऑर्डर्स की संख्या, डिलीवरी पते और पिछली बातचीत।
• एक ही स्क्रीन पर यह पूरा संदर्भ मिलने से आपकी टीम का कोई भी सदस्य ग्राहक के सवालों का सटीक और आश्वस्त जवाब दे सकता है।

स्टेप 2 — उपयोगी समूहों के लिए ग्राहकों को टैग करें

अपनी कस्टमर लिस्ट को काम के लेबल्स के साथ व्यवस्थित करें:

• VIP, थोक खरीदार, लोकल डिलीवरी या समर कलेक्शन जैसे टैग्स बनाकर समान पसंद वाले ग्राहकों को एक साथ जोड़ें।
• जब आप कोई खास ऑफर या नई शुरुआत लाते हैं, तो टैग के हिसाब से फिल्टर करें और केवल उन्हीं ग्राहकों को सूचित करें जो उस ऑफर में सबसे ज्यादा दिलचस्पी रखते हैं।

स्टेप 3 — अपनी टीम के लिए इंटरनल नोट्स दर्ज करें

महत्वपूर्ण ऑपरेशनल बातें ऐसी जगह लिखें जहां पूरी टीम उन्हें देख सके:

• ऐसे नोट्स जोड़ें जैसे दोपहर 3 बजे के बाद डिलीवरी पसंद करते हैं, ऑर्डर के लिए गिफ्ट पैकिंग की मांग की है या ऊनी कपड़ों से एलर्जी है।
• ये इंटरनल नोट्स पूरी तरह से आपकी टीम के लिए निजी रहते हैं और ग्राहकों को वेबसाइट या बिल पर कभी नहीं दिखते।

स्टेप 4 — ग्राहकों की संपर्क प्राथमिकताओं का सम्मान करें

ग्राहकों का भरोसा बनाए रखें और डेटा प्राइवेसी के नियमों का पालन करें:

• प्रोफाइल में देखें कि क्या ग्राहक ने ईमेल ऑफर, एसएमएस अपडेट या व्हाट्सएप नोटिफिकेशन पाने की सहमति दी है।
• केवल उन्हीं ग्राहकों को प्रमोशनल मैसेज भेजने से, जिन्होंने खुद अपडेट्स मांगे हैं, आपके मैसेज हमेशा स्वागत योग्य रहते हैं और स्पैम बनने से बचते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अगला कदम

अगले सप्ताह: जानें कि व्हाट्सएप, इंस्टाग्राम और टिकटॉक जैसे अपने सभी संपर्क माध्यमों को एक जगह कैसे जोड़ें।