Manuelle Zahlungen verwalten: Barzahlung, Banküberweisung und Zahlung bei Lieferung

Offline-Zahlungen zuverlässig abwickeln ohne Zettelwirtschaft

Viele Kunden zahlen am liebsten bar bei Übergabe, überweisen direkt auf Ihr Geschäftskonto oder nutzen ein mobiles Kartenterminal an der Haustür. Mit manuellen Zahlungsmethoden kommen Sie diesen Kundenwünschen entgegen und behalten dennoch jeden Zahlungseingang geordnet in Ihrer Shop-Verwaltung.

Wichtigste Erkenntnis: Offline-Zahlungen direkt im Shop-System zu erfassen sorgt für lückenlose Bestellhistorien, automatische Kundenbenachrichtigungen und eine saubere Buchhaltung.

Schritt 1 — Zahlungsdaten in der Shop-Verwaltung erfassen

Wenn eine Bestellung mit manueller Zahlungsweise eingeht, öffnen Sie den Vorgang im Bereich Zahlungen:

• Tragen Sie den erhaltenen Betrag, den Namen des Zahlers und eine Referenz wie die Überweisungsnummer ein.
• Die Bestellung startet mit dem Status Wartet auf Bestätigung, sodass der Kunde weiß, dass seine Bestellung eingegangen ist und kurz geprüft wird.

Schritt 2 — Belegfotos und Überweisungsnachweise anfügen

Halten Sie alle Belege an einem zentralen Ort fest:

• Laden Sie das Foto des Überweisungsbelegs oder den unterschriebenen Lieferschein direkt zur Zahlung hoch.
• Angehängte Nachweise ersparen Ihnen beim Kassenabschluss das zeitraubende Suchen in Chat-Nachrichten oder E-Mail-Postfächern.

Schritt 3 — Zahlungen bestätigen oder ablehnen mit sofortiger Kundeninformation

Prüfen Sie den Geldeingang und aktualisieren Sie den Zahlungsstatus mit einem Klick:

• Zahlung bestätigen: Die Bestellung wechselt automatisch in die Vorbereitung und der Kunde erhält eine Benachrichtigung, dass sein Paket verpackt wird.
• Zahlung ablehnen: Ist kein Geldeingang auffindbar oder der Beleg unleserlich, lehnen Sie mit einer kurzen Begründung ab, um dem Kunden schnell weiterzuhelfen.

Rückerstattungen sauber und nachvollziehbar regeln

Falls ein Kunde storniert oder ein Artikel nicht mehr lieferbar ist, wickeln Sie die Erstattung direkt über die Zahlungsansicht ab:

• Erfassen Sie den erstatteten Betrag direkt auf der ursprünglichen Buchung.
• Das System führt ein genaues Protokoll über Ein- und Auszahlungen, was Ihren Steuerberater und Ihre Buchhaltung entlastet.

Häufig gestellte Fragen

Nächster Schritt

Nächste Woche: Erfahren Sie, wie Sie faire lokale Liefergebühren nach Entfernung mithilfe von Umkreiszonen auf der Karte einrichten.